Какие расходы на персонал можно уменьшить, не сокращая заработную плату и штат?

 Первое, что делает любая компания в кризисный период - это сокращает затратные статьи бюджета.

 Самыми первыми под сокращение обычно попадают расходы на персонал. И многие руководители считают, что сокращение численности персонала или уменьшение их заработной платы - самый простой и эффективный способ снизить издержки.

 Так ли это? Или есть еще пути сокращения затрат на персонал, которые позволят не потерять команду и ее мотивацию?

Заработная плата - это безусловно большая часть расходов на персонал, но не стоит забывать, что кроме фонда оплаты труда (ФОТ) есть множество других статей затрат, связанных с персоналом.

Например:

• расходы на найм персонала;
• расходы на обучение;
• расходы на аренду помещений;
• корпоративные мероприятия;
• расходы на командировки.

Каждую из этих статей расходов можно оптимизировать практически без потерь для бизнес-процессов.

Для сокращения расходов на найм персонала необходимо проанализировать предполагаемое количество вакансий, а также затраты и эффективность используемых источников для найма (газеты, сайты по поиску персонала, кадровые агентства, социальные сети) и выбрать наиболее работающие, но наименее затратные.

_________________________________________________________________________

Если компания не предполагает увеличивать штат и остановила поиск по всем текущим вакансиям, зачастую, экономически может быть оправдана работа с внешними кадровыми агентствами. Расходы на подбор через агентство 2-5 вакансий в год могут оказаться менее затратными, чем поиск кандидатов и закрытие данных вакансий своими силами.

Или же можно искать персонал своими силами, но используя не безлимитные тарифы доступа к сайтам, а покупая возможность размещения каждой вакансии отдельно.

________________________________________________________________________

Для сокращения расходов на обучение персонала сначала стоит определить чему вы хотите обучать своих сотрудников в кризис, понять каких именно компетенций не хватает вашим сотрудникам, чтобы бизнес мог пережить кризис с минимальными потерями. И выяснив это, присмотритесь к специалистами внутри своей компании. И, с очень большой вероятностью, вы найдете среди своих сотрудников экспертов в тех областях знаний, которых не хватает вашим подчиненным. Например, знания характеристик продукта у менеджеров по продажам или знания внутренних регламентов по взаимодействию внутри Компании

_________________________________________________________________________

Во время кризиса 2008 года я работала в крупной торгово-производственной Компании. Мы провели исследование среди наших менеджеров по продажам для определения взаимосвязи их знаний о продукте и выполнения планов. Выявилась прямая корреляция между знанием специфики продукта и объемом продаж. Самые успешные менеджеры владели знаниями на уровне работников Службы главного технолога. Было принято решение совместно с Главным технологом провести внутреннее обучение по продукту.

Объем продаж у слабых менеджеров существенно увеличился.

____________________________________________________________________________

 Для сокращения затрат на аренду помещений стоит оценить среднее количество метров на каждого офисного сотрудника компании. Затраты на аренду часто не попадают в расходы на персонал, что тоже верно, т.к. площади складов или производственные площади, конечно, не должны попадать в данную категорию.

Но офисные помещения зачастую используются не очень эргономично, и иногда большие кабинеты занимают маленькие отделы, а в кабинетах с маленькой площадью одновременно работает много персонала.

Если вы арендуете помещения, то имеет смысл подумать об изменении рассадки сотрудников или объединении нескольких отделов в одном большом помещении, что позволит отказаться от освободившихся площадей.

____________________________________________________________________________

Объединять подразделения стоит обдуманно, чтобы в одном кабинете случайно не оказались сотрудники, чья работа не совместима друг с другом. Например, не стоит объединять бухгалтерию и отдел продаж. Первым нужна тишина для работы, а вторые наоборот много говорят по телефону и между собой. Бухгалтерию можно объединить с финансовым отделом, т.к. специфика их работы похожа. А отдел продаж можно объединить с отделом закупок, это может добавить эффективности работе обоих подразделений, т.к. рабочие коммуникации между отделами станут короче, а соответственно, сама работа - эффективнее.

Как вариант, руководитель подразделения, занимающий большой кабинет, может переехать в кабинет поменьше, а в его кабинете может разместиться небольшое подразделение из нескольких человек.

 Но, как я уже говорила, все надо делать с умом, и помнить, что помимо сокращения затрат на аренду, любой компании важно сохранять конфиденциальность, и если у вас в компании есть много закрытой информации, таких сотрудников объединять с другими подразделениями не стоит. ____________________________________________________________________________

Для сокращения затрат на корпоративные мероприятия необходимо проанализировать и понять какие именно мероприятия очень важны для Компании, а без каких можно пару лет прожить спокойно. И если вы понимаете, что есть праздники, без которых ну совсем-совсем нельзя, например, Новый год или День рождения Компании, то оставить только их, а от остальных отказаться, но все равно снизив привычные расходы на данную статью.

____________________________________________________________________________

Одна Компания - наш клиент решила, что не готова отказаться от Дня здоровья (спортивный выезд на природу), Нового года и Дня рождения Компании. Но при этом было принято решение сдвинуть празднование Дня рождения с весны на лето и объединить День рождения и День здоровья в одно мероприятие.

Данное решение позволило как сохранить важные для корпоративной культуры события, так и сократить расходы на мероприятия.

____________________________________________________________________________

Для сокращения затрат на командировки важно, в первую очередь, понять, являются ли командировки частью бизнес-процесса, который помогает увеличивать продажи компании. Или командировки, например, заграницу на выставки или обучение, являются, скорее, вариантом дополнительного поощрения сотрудников.

Если вы понимаете, что командировки - это важный этап получения прибыли или, например, у вас есть подразделения или клиенты в других городах, то необходимо проанализировать структуру затрат. И понять какие именно расходы можно сократить. Например, снизить категорию гостиниц, в которых живут сотрудники, рассмотреть возможность поездки одним днем (встречи в Москве, вполне, располагают к данному формату), уменьшить дополнительные оплачиваемые накладные командировочные расходы (такси, посещение дорогих ресторанов с клиентами и т.д.). Отказаться от покупки билетов и бронирования отелей через компании-агенты, а покупать все напрямую у авиаперевозчиков или бронировать на специализированных сайтах

И важно помнить о планировании командировок заранее, это позволить покупать билеты и бронировать отели по цене значительно меньшей, чем за несколько дней до планируемой поездки.

____________________________________________________________________________

Сокращению затрат на командировки очень помогает четкое планирование целей любой поездки и отчет о результатах командировки. Не просто на бланке служебного задания, а на более полном внутреннем бланке, где можно сразу заранее описать цели, затраты и результаты. С обязательным отчетом и анализом достигнутого по результатам поездки.

Это позволит руководителям подразделений наглядно понимать, какие командировки эффективны для бизнеса, а какие нет, каких сотрудников стоит отправлять в командировки, а каким лучше работать только в родном городе.

____________________________________________________________________________

Безусловно, эти советы не являются универсальными, и планируя сокращение статей затрат, необходимо понимать какие цели ставит перед собой Компания в этот непростой для бизнеса период: что важно и необходимо, а что не попадает в приоритетные цели и задачи.

После сокращения расходов по данным статьям необходимо повторно проанализировать ситуацию с расходами на персонал, и, если сокращения затрат будут минимальны, то выявить, иные "слабые звенья" бизнес-цепи вашей компании.

И если, и после сокращения вышеуказанных затрат, вы все еще будете склоняться к мысли о сокращении общего фонда оплаты труда (ФОТ) вашей компании, то тогда нужно принимать решение, что эффективнее: сокращать персонал или изменять систему оплаты труда.

Руководитель проекта ООО "ЭйчАрЛоджистик"
Наталия Зимина

Комментарии

Комментариев пока нет